Об аутсорсинге управления дебиторской задолженностью. Print
Эксклюзивные материалы ФАКТОРинг ПРО
Friday, 14 September 2012 17:35

Продажа с отсрочкой платежа создает серьезные вызовы для поставщика. Он должен выработать механизм защиты от связанных с кредитованием рисков и сформулировать ответы на многочисленные вопросы об оценке этих рисков и контроле над ними.

О рисках: Кому предоставить? Какую сумму? На какой срок? Из чего исходить?

О контроле: Как отслеживать неплатежи? Что делать, если возникли? Кому это доверить? Какие дать полномочия?

Ответом является разработка комплекса мер по управлению дебиторской задолженностью (УДЗ), включающего в себя правила оценки рисков, контроля над ними и меры против развития убытков. В самом кратком виде:

УДЗ = Оценка риска + Контроль текущего долга

В деловой практике синонимами УДЗ являются понятия «кредитный контроль» и «система кредитного контроля». Синонимичность возникла исторически в англоязычной среде в связи с естественным уточнением, что «контроль кредитования» и «управление долгом» - это одно и то же.

Защита от риска не является самоцелью. Управление кредитованием должно обеспечивать непрерывность бизнеса и, в связи с этим, интересы клиента. Поэтому управление дебиторской задолженностью (или кредитный контроль) заключается в регулировании риска и поддержании хороших отношений с клиентами. Совсем просто: «как получить ваши деньги и сохранить отношения»?

Формируя правила УДЗ, компании важно решить ряд практических задач, в частности:

 Назвать источники информации для первичной оценки партнеров 
 Придумать критерии оценки
 Назначить сотрудников, ответственных за решение и контроль
 Дать инструкции, как им действовать
 Обеспечить эффективное взаимодействие

Не всегда и не всем компаниям удается успешно решить эти задачи. У малых и средних компаний часто нет необходимых финансовых и интеллектуальных ресурсов. Это приводит к отсутствию кредитной политики (правил управления долгом) и совмещению функций. Крупные компании реализуют кредитный контроль, но не всегда в состоянии устранить внутренние барьеры, наладить эффективное взаимодействие между подразделениями и правильно мотивировать персонал.

Эти сложности легко выявляются. Достаточно обратиться к сотрудникам компании с вопросом: «Вы знаете, какова кредитная политика вашей компании? Она существует»?

Оказывается, что многие компании не имеют никаких письменных правил кредитования (кредитной политики), или не распространяют правила среди сотрудников, хотя персонал испытывает в этом потребность. Или менеджмент думает, что обладает эффективной кредитной политикой, а если спросить младший персонал, выяснится, что по этим правилам не разрешается или невозможно работать.

Существуют сферы бизнеса и компании, которые в силу своей специфики не могут обойтись без службы или сотрудника, специализирующегося на кредитном контроле. Например:

- должник не является клиентом компании (факторинг) 
- у клиента отсутствует персональный менеджер (жилищно-коммунальные услуги, телеком, почтовые услуги)
- контроль промежуточных платежей отнимает много времени и сил (лизинг)
- успешность бизнеса зависит от доверительности отношений с клиентом (адвокатские и прочие, основанные на личности продавца услуги)
- контроль кредитов подразумевает большой объем технической работы (крупные нефтегазовые, автомобильные и другие компании).

Однако, наличие специализированной службы не всегда обеспечивает эффективное управление дебиторской задолженностью. Многие воспринимают свой собственный кредитный контроль, только как технических исполнителей. Или можно слышать ссылки на кредитный контроль, как на департамент «анти-продаж». Это создает серьезную мотивационную проблему, которая подкрепляется сложностью выбора правильной системы стимулирования сотрудников. Общепринято платить персоналу, занятому в кредитном контроле, часть зарплаты в виде бонусов. Бонусы мотивируют только, если достаточно велики, справедливы, просто рассчитаны. В отличие от продавцов, которые вознаграждаются за видимый прирост выручки, кредитные контролеры поощряются за отсутствие проблем, которые при нормальном ходе дел компанией просто не ощущаются. Поэтому большинство компаний совершает ошибки в сфере стимулирования персонала, отвечающего за управление дебиторской задолженностью.

В комплексе все перечисленное порождает: текучку кадров, боязнь принятия решений, соглашательство, игнорирование имеющихся проблем и т.п. В итоге даже у крупных компаний кредитный контроль подчас становится не эффективным.

Независимо от причин возникновения неэффективности (нехватка ресурсов, управленческие ошибки, конфликт интересов и т.д.) решением часто является аутсорсинг. Он позволяет не бороться с проблемой, а обойти ее, доверив выполнение конкретной функции внешнему исполнителю. Попутно это может привести к экономии затрат.

Наша компания входит в число тех, кто предлагает соответствующие услуги. Решения ООО «ФАКТОРинг ПРО» включают:

 Проверку покупателей и рекомендации об условиях кредитования (с учетом благонадежности и платежеспособности) 
 Аудит и разработку кредитной политики, когда действующие в компании подходы требуют пересмотра
 Поддержку компании (ее сотрудников) в работе с должниками

Первичная проверка покупателя является одним из предварительных условий начала кредитования. Проблемы с возвратом долга могут не угрожать финансовой устойчивости компании, но всегда оказывают существенное воздействие на прибыль компании. Например, если прибыль до налога составляет 3% от выручки, а сомнительная задолженность оценивается в 2% от выручки, и может быть уменьшена, например, до одного или полутора процентов, такое уменьшение радикально увеличит прибыльность компании.

И наоборот, рост сомнительных долгов может легко лишить компанию прибыли. Каждая компания должна учитывать эту взаимосвязь.

«ФАКТОРинг ПРО» изучает финансовые показатели, кредитную историю, известную публичную историю должника и дает рекомендацию об условиях кредитования.

Кредитная история + Публичная история + Баланс = Кредитный лимит

Развернутая рекомендация включает в себя мнение о: кредитном лимите, сроке отсрочки, необходимости и способе обеспечения, выявленном негативе. Возможна проверка контракта с покупателем с целью минимизации юридических рисков. Анализ существенной части кредитного портфеля заказчика позволяет «ФАКТОРинг ПРО» дать рекомендацию о размере премии за риск для включения в цену товаров (услуг).

Возникновение финансовых затруднений - наиболее печальная из проблем поставщика, вызванных плохим управлением дебиторской задолженностью. Прибыльный бизнес вынужден закрываться в результате проблем с ликвидностью. Нехватка денежных средств на фоне кредитования покупателей является результатом недофинансирования (недостаточной капитализации), или слабой кредитной политики. Аудит играет важную роль в выявлении и преодолении слабостей кредитной политики.

Правила кредитования должны быть хорошо продуманы, известны и пользоваться повсеместной поддержкой в компании. Часто необходимы компромиссы между продавцами и кредитной службой. Кредитные контролеры хотят иметь твердые, ясные и применимые ко всем покупателям критерии. Продавцы хотят знать обо всех текущих и будущих событиях и действиях, которые могут затронуть интересы их клиентов. Ни в одной крупной компании не удается совмещать указанные и подобные им пожелания в течение длительного времени. Усилия «ФАКТОРинг ПРО» направлены на достижение реалистичных работающих компромиссов.

Чересчур строгие правила ограничивают продажи, размытые и чрезмерно лояльные правила увеличивают издержки и провоцируют безнадежные долги.

Мы всегда стараемся напомнить заказчику, что компания должна:

• иметь правила кредитования
• разъяснить эти правила сотрудникам
• согласовать правила
• добиться их реалистичности

Большинство проблем кроется в несоблюдении названных условий.

Выявить сложности и необходимость разработки или доработки кредитной политики помогают простые вопросы:

 Есть ли у вас план на случай «что, если»? Он согласован? 
 Вы следуете своему плану? У Вас нет конфликтов?
 У Вас были потери? Что вы изменили?
 Что Вы будете делать при массовых просрочках?
 Вы учитываете Ваши финансовые ресурсы, давая кредит?

Аудит проходит в несколько этапов. Предварительный этап – это знакомство с клиентом и уточнение целей, которые должны быть достигнуты в ходе аудита. Согласуются подлежащие изучению аспекты. Подписывается договор.

Следующий этап – обследование: интервью с сотрудниками; анализ нормативной базы, информационной системы, документооборота; ознакомление с образцами досье на покупателей и коммерческой документации, другими источниками, оговоренными с заказчиком. Отчет о проведенном аудите включает в себя несколько разделов с указанием выявленных сложностей и соответствующими рекомендациями, в том числе:

- содержание кредитной политики
- критерии кредитования
- процедура принятия решений и процедура мониторинга
- политика взыскания долгов
- состав и содержание досье на покупателя
- информационная поддержка
- документооборот
- квалификация персонала

По желанию заказчика «ФАКТОРинг ПРО» разрабатывает и дополняет отчет нормативными и рабочими документами, которые заказчик может использовать в целях осуществления кредитного контроля.

Кредитование покупателей порождает массу дополнительных операций: рассылку писем, телефонные звонки, сверку задолженности, установку запретов и разрешений в IT, ответы на вопросы аудиторов. Если выразить все эти затраты времени в денежной форме, станет видна стоимость административных издержек кредитования. Львиную долю расходов составляют выплаты персоналу и в социальные фонды. Поэтому содержание собственного штата кредитных контролеров имеет ряд недостатков:

 это часто не экономно (необходимо платить стабильную заработную плату и ЕСН, а нагрузка на специалиста в течение года не равномерна)
 это не надежно (отпуск, болезнь, увольнение)
 это не эффективно (сотрудник не обучен, не мотивирован, не способен к самостоятельной работе)

«ФАКТОРинг ПРО» обеспечивает поддержку поставщиков (их сотрудников) в работе с должниками. Первая ситуация – это «нехватка рук»: массовые просрочки в связи со стагнацией рынка, временное отсутствие работника на рабочем месте, высокий сезон. Другая ситуация – это полный отказ компании от работы с должниками собственными силами.

В простейшем случае внешний исполнитель отслеживает возникновение просрочек, выясняет их причины и сроки погашения, сверяет задолженность и в течение согласованного с заказчиком срока проводит дистанционные переговоры с должником. Цель - сократить просрочки и связанные с ними издержки.

Обычно «ФАКТОРинг ПРО» работает с покупателем от имени поставщика (используя телефонную линию и электронный адрес последнего). Тактика воздействия на покупателя (содержание, количество и последовательность контактов) заранее согласуется и контролируется заказчиком. Мы используем только мягкие дистанционные методы работы (звонки и письма). Все проблемные случаи сразу передаются в руки поставщика.

Вся информация о поставщике и его бизнесе является конфиденциальной. Исполнитель понимает, что разглашение этой информации грозит ему потерей бизнеса. Поэтому информация защищается договором. Кроме того, предусмотрены процедурные и технические меры защиты. Например, «ФАКТОРинг ПРО» не получает от заказчика информацию о наименованиях и ценах товаров (услуг). Только суммы и номера документов, используемых для учета долга (накладных, актов, платежных поручений). Или используются другие оговоренные механизмы.

Взаимодействие между поставщиком и внешним исполнителем начинается с уточнения списка покупателей, передаваемых под контроль исполнителю, и согласования задания на работу с ними.

Согласуется способ передачи исполнителю данных о задолженности. Это может быть ежедневный отчет установленной формы, или дистанционный доступ сотрудника «ФАКТОРинг ПРО» к системе заказчика в рамках согласованных полномочий, или экспорт данных в согласованном формате в информационную систему исполнителя.

Подписывается договор, исполнитель назначает персонального менеджера, обслуживающего компанию заказчика. Заказчик предоставляет менеджеру электронный почтовый адрес и телефонный номер для контактов с дебиторами.

Ежедневное взаимодействие включает обмен данными о состоянии дебиторской задолженности (операциях по счету дебитора) и результатах контактов с дебиторами. Результаты обсуждаются, корректируется тактика работы

Описанный перечень услуг является базовым. Дополнительно возможны такие действия, как:

 Обучение персонала 
 Получение подтверждения поставки
 Выставление и взыскание процентов за просрочку платежа
 Оценка возможности реструктуризации
 Участие в переговорах с должником
 Сбор и передача досье на должника коллектору или адвокату.

В совокупности поставщик получает широкий перечень функций и забот, которые он может передать профессиональной внешней службе по кредитному контролю.

 

Журнал PRODолги
Июнь 2012 года

Илья Покаместов – генеральный директор, ФАКТОРинг ПРО, к.э.н.
Михаил Родионов – директор департамента УДЗ, ФАКТОРинг ПРО

 

Источник: ФАКТОРинг ПРО