Об аутсорсинге управления дебиторской задолженностью.

Решение данных вопросов является разработка системы правил по оценке рисков и контролю над ними, а также комплекса мер против развития убытков. Возникает управление дебиторской задолженностью (УДЗ), которое включает оценку риска плюс контроль текущего долга.

В деловой практике синонимами УДЗ являются понятия «кредитный контроль» и «система кредитного контроля». Синонимичность возникла исторически в англоязычной среде в связи с естественным уточнением, что «контроль кредитования» и «управление долгом» - это одно и то же.

Защита от риска не является самоцелью. Управление кредитованием должно поддерживать продажи и непрерывность бизнеса и, в связи с этим, учитывать интересы покупателя. Поэтому управление дебиторской задолженностью (или кредитный контроль) заключается в соблюдении баланса между стремлением ограничить риск и необходимостью сохранить лояльного покупателя.

Формируя правила УДЗ, компании важно решить ряд практических задач, в частности:

-                  Назвать источники информации для первичной оценки партнеров

-                  Придумать критерии оценки

-                  Назначить сотрудников, ответственных за решение и контроль

-                  Дать инструкции, как им действовать

-                  Обеспечить эффективное взаимодействие

Не всегда и не всем компаниям удается успешно решить эти задачи. У малых и средних компаний часто нет необходимых финансовых и человеческих ресурсов. Это приводит к отсутствию четких правил УДЗ и наделению сотрудников несвойственными им  функциями.

Крупные компании реализуют кредитный контроль, но не всегда в состоянии устранить внутренние барьеры, наладить эффективное взаимодействие между подразделениями и правильно мотивировать персонал.

Наличие специализированной службы не обязательно обеспечивает эффективное УДЗ. Многие компании воспринимают  кредитный контроль, только как технических исполнителей. Иногда называют его департаментом «анти-продаж». Это создает мотивационную проблему, которая подкрепляется сложностью выбора системы стимулирования сотрудников. Общепринято платить персоналу, занятому в кредитном контроле, часть зарплаты в виде бонусов. Но бонусы мотивируют только, если достаточно велики, справедливы и просто рассчитаны. В отличие от продавцов, которые вознаграждаются за видимый прирост выручки, кредитные контролеры поощряются за отсутствие проблем, которые при нормальном ходе дел компанией просто не ощущаются. Поэтому большинство компаний совершает ошибки в сфере стимулирования персонала, отвечающего за управление дебиторской задолженностью.

Кредитование покупателей порождает массу дополнительных операций: рассылку писем, телефонные звонки, сверку задолженности, установку запретов и разрешений в IT, ответы на вопросы аудиторов. Если выразить все эти затраты времени в денежной форме, станет видна стоимость административных издержек кредитования. Львиную долю расходов составляют выплаты персоналу и в социальные фонды. Поэтому осуществление кредитного контроля собственными силами подчас имеет ряд недостатков:

-                  это затратно (платится стабильная заработная плата и ЕСН, а нагрузка на специалиста в течение года может быть неравномерна)

-                  это ненадежно (отпуск, болезнь, увольнение)

-                  это неэффективно (сотрудник не обучен, не мотивирован, не способен к самостоятельной работе)

В комплексе все перечисленное подчас порождает: текучку кадров, боязнь принятия решений, соглашательство, игнорирование имеющихся проблем и т.п. В итоге даже у крупных компаний кредитный контроль подчас становится неэффективным.

При этом существуют сферы бизнеса и компании, которые в силу своей специфики не могут обойтись без службы или сотрудника, специализирующегося на кредитном контроле. Например:

- должник не является клиентом компании (факторинг)

- у клиента отсутствует персональный менеджер (жилищно-коммунальные услуги, телеком, почтовые услуги)

- успешность бизнеса зависит от доверительности отношений с клиентом (адвокатские и прочие, основанные на личности продавца услуги)

- контроль кредитов подразумевает большой объем технической работы (крупные нефтегазовые, автомобильные и другие компании).

Независимо от причин возникновения неэффективности (нехватка ресурсов, управленческие ошибки, конфликт интересов и т.д.) решением часто является аутсорсинг. Он позволяет не бороться с проблемой, а обойти ее, доверив выполнение конкретной функции внешнему исполнителю. Попутно это может привести к экономии затрат.

На внешнего исполнителя можно возложить несколько задач:

-                  Проверку покупателей и рекомендации об условиях кредитования (с учетом благонадежности и платежеспособности)

-                  Аудит и разработку кредитной политики, когда действующие в компании подходы требуют пересмотра

-                  Поддержку компании (ее сотрудников) в работе с должниками

Внешний исполнитель может представить кредитный отчет о финансовых показателях, кредитной истории, известной публичной истории должника или даже дать рекомендацию об условиях кредитования. Так «ФАКТОРинг ПРО» дает рекомендацию о целесообразном кредитном лимите и сроке отсрочки.

Возникновение финансовых затруднений - наиболее печальная из проблем поставщика, вызванных плохим управлением дебиторской задолженностью. Нехватка денежных средств на фоне кредитования покупателей часто является результатом слабой кредитной политики. Выявить сложности и необходимость разработки или доработки кредитной политики помогают простые вопросы:

-                  Есть ли у вас план на случай «что, если»? Он согласован?

-                  Вы следуете своему плану? У Вас нет конфликтов?

-                  У Вас были потери? Что вы изменили?

-                  Что Вы будете делать при массовых просрочках?

-                  Вы учитываете Ваши финансовые ресурсы, давая кредит?

Правила кредитования должны быть хорошо продуманы, известны персоналу и пользоваться его повсеместной поддержкой. Часто необходимы компромиссы между продавцами и кредитной службой. Чересчур строгие правила ограничивают продажи, размытые и чрезмерно лояльные правила увеличивают издержки и провоцируют безнадежные долги. Аудит помогает выявить и преодолеть слабости кредитной политики. Опытный консультант находит для компании эффективные правила и компромиссы. 

Компания может переложить всю или часть нагрузки по работе с должниками на внешнего исполнителя. Первая ситуация – это «нехватка рук»: массовые просрочки покупателей в связи со стагнацией рынка, временное отсутствие сотрудника на рабочем месте, высокий сезон. Другая ситуация – это полный отказ компании от работы с должниками собственными силами.  

В простейшем случае внешний исполнитель отслеживает возникновение просрочек, выясняет их  причины и сроки погашения, сверяет задолженность и в течение согласованного с заказчиком срока проводит дистанционные переговоры с должником. Цель - сократить просрочки и связанные с ними издержки.

Обычно, передача работы с должником внешнему исполнителю сопровождается рядом предварительных условий:

- исполнитель  работает с покупателем от имени поставщика (использует телефонную линию и электронный адрес последнего)

- исполнитель следует согласованной тактике воздействия на покупателя (содержание, количество и последовательность контактов заранее оговорены и контролируются заказчиком)

- вся информация о поставщике и его бизнесе является конфиденциальной и защищается.

Существуют юридические, процедурные и технические меры защиты. Например, «ФАКТОРинг ПРО» не получает от заказчика информацию о наименованиях и ценах товаров (услуг). Только суммы и номера документов, используемых для учета долга (накладных, актов, платежных поручений). Или используются другие оговоренные механизмы.

Описанный выше перечень задач, которые можно поручить внешнему исполнителю, является базовым. Дополнительно возможны такие действия, как:

-                  Обучение персонала

-                  Получение подтверждения поставки

-                  Выставление и взыскание процентов за просрочку платежа

-                  Оценка возможности реструктуризации

-                  Участие в переговорах с должником

-                  Сбор и передача досье на должника коллектору или адвокату.

В совокупности возникает широкий перечень функций и забот, которые поставщик может передать профессиональной внешней службе по кредитному контролю.

 

Михаил Родионов, Эксперт в области кредитного менеджмента и управления рисками

 

Источник: Факторинг Review, №1