Факторинговый документооборот: что делать?

Начнем с почему. Здесь все очень просто. Во-первых, у факторинговой компании есть определенные требования к комплектности и корректности документов по отгрузкам. Если клиент что-то не предоставляет или неправильно заполняет, то, увы, факторинговых услуг он не получает. Во-вторых, предположим, что все-таки Фактор что-то недосмотрел и оказал услуги по той «дебиторке», по которой неправильно оформлены Дебиторы. В случае каких-либо сложностей с Дебитором в суд Клиент пойдёт с некорректно оформленными документами. Которые, естественно, суд к делу не приобщит. Конечно, такая ситуация может возникнуть и без факторинга. Получается, что Фактор – это такой «санитар леса». Только очень гуманный, поскольку факторинг – это партнерство, и Фактор, как одна из сторон этого партнерства, заинтересован в том, чтобы другая сторона не натыкалась в процессе факторингового обслуживания на подводные камни.

Теперь про то как. Напомним, о каких документах может идти речь. По каждому Дебитору перед началом работы Клиент передаёт Фактору:
1. извещение о новом Покупателе (Дебиторе)
2. копию о внесении записи в ЕГРЮЛ о Покупателе (Дебиторе) (для ПБОЮЛ – совместно с копией паспорта)
3. копию контракта (договор купли-продажи, выполнения работ, оказания услуг или другой договор, заключенный между Клиентом и Дебитором).
4. уведомление об уступке прав денежного требования.

Важен человеческий фактор – внимательный и неравнодушный сотрудник-координатор факторинговых операций со стороны Клиента. Все остальное, по-хорошему, факторинговая компания должна взять на себя – предоставить исчерпывающие ответы на все возможные вопросы. Даже так – предвосхищать возможные вопросы.

Извещение о новом Покупателе – это одностраничный документ, необходимый для передачи Дебитора на факторинговое обслуживание. Он является основанием для проверки платёжеспособности и установления лимита Дебитора. Больше всего этот документ похож на классическую банковскую анкету заёмщика. В нём отражается информация о фирменном наименовании, адресе, руководящем составе, банковских реквизитах Дебитора, истории взаимоотношений Клиента с этим Дебитором и о размере запрашиваемого Клиентом лимита на данного Дебитора. Это что касается содержания. А что же с требованиями к форме?
- все поля и разделы должны быть четко и корректно заполнены;
- контактные телефоны должны принадлежать указанному Дебитору и не должны быть только мобильными;
- Ф.И.О. Руководителя, Главного бухгалтера или контактного лица Дебитора должны быть указаны полностью;
- если Дебитором является индивидуальный предприниматель, то кроме фактического адреса необходимо указывать и его домашний адрес (как юридический), его домашний телефон (если есть), его мобильный телефон (если есть);
- подписывает Извещение полномочное лицо Поставщика с расшифровкой должности и фамилии, что заверяется печатью Поставщика.

Дополнительно к Уведомлению – в целях адекватной оценки Дебитора и установления оптимального лимита – как правило, запрашиваются следующие документы

Эти данные предоставляются в форме Заверенной копии от Дебитора или Продавца (заверение стандартное: надпись «копия верна», подпись, расшифровка ФИО и должности подписавшего, печать и дата).

Все. Извещение заполнено верно и подкреплено необходимыми документами. Они отправляются в НФК вместе с заверенной Клиентом копией ЕГРЮЛ (заверение – как описано выше) и контракта. Вот на контракте (иначе – договоре поставки) остановимся. Тут есть свои тонкости.

Остаётся один шаг: подписание Дебитором Уведомления. Уведомление свидетельствует о том, что Дебитор поставлен в известность о факторинговом обслуживании и готов оплачивать поставки в адрес Клиента на реквизиты Фактора. По форме и содержанию этот документ представляет собой стандартную законную форму уведомления о смене реквизитов для оплаты. Несколько слов о требованиях:
- Уведомление предоставляется только в оригинале и подписывается только полномочными представителями Клиента и Дебитора (Генеральный директор; Финансовый директор; Главный бухгалтер). Должности данных лиц должны быть указаны, а подписи расшифрованы и скреплены первыми печатями организаций.
- Если Дебитором является индивидуальный предприниматель, то в Уведомлении расписывается только он сам.
- В Уведомлении рядом с подписью полномочного лица Дебитора должна стоять дата ознакомления с данным документом (или входящий регистрационный номер Дебитора).

Документы приняты, все участники факторингового процесса должным образом уведомлены и начались поставки – приступаем к текущим операциям. Самое вкусное в факторинге от Национальной Факторинговой Компании: нужен всего один документ – накладная! (до недавнего времени нужна была еще и счет-фактура, но сейчас её предоставление необязательно). Хотя нет, еще “вкуснее” – это электронный документооборот, но этот вопрос мы затронем несколько позднее.

Что же со спецификой оформления накладных при факторинговом обслуживании?
- вверху накладной должно быть уведомление об уступке денежных требований с реквизитами Фактора, факторинговым счетом (для операций факторинга с регрессом) и телефонами Фактора (информация об уступке денежных требований заполняется четко, разборчиво, корректно, читаемо).
- в графе “основание” в накладной должна быть ссылка на номер и дату предоставленного Контракта.
- накладные должны быть подписаны со стороны Поставщика и Дебитора. Подписи сторон должны быть расшифрованы и заверены первыми печатями.
- в случае, если договором поставки предусмотрены дополнительные документы по отгрузке (счет, заказ, спецификация и т.д.), заверенные копии этих документов также подлежат обязательной передаче Фактору.
- если Дебитор использует штамп для приемки товара, то необходимо предоставить Фактору письмо от Дебитора с оттиском этого штампа, которое подтверждает наличие используемого(ых) штампа(ов), заверенное подписями генерального директора и главного бухгалтера, с расшифровкой ФИО и должности и скрепленное первой печатью.

На самом деле, писать о требованиях к оформлению этих документов гораздо дольше, чем их на самом деле оформлять. Даже читать дольше, чем оформлять. Желаем Вам удачи!

 

Источник: ifactoring.ru