115583, г. Москва, ул. Елецкая, д. 8 к. 2
Наши социальные сети:

Факторинговый документооборот: что делать?

16.07.2012

Начнем с почему. Здесь все очень просто. Во-первых, у факторинговой компании есть определенные требования к комплектности и корректности документов по отгрузкам. Если клиент что-то не предоставляет или неправильно заполняет, то, увы, факторинговых услуг он не получает. Во-вторых, предположим, что все-таки Фактор что-то недосмотрел и оказал услуги по той дебиторке, по которой неправильно оформлены Дебиторы. В случае каких-либо сложностей с Дебитором в суд Клиент пойдёт с некорректно оформленными документами. Которые, естественно, суд к делу не приобщит. Конечно, такая ситуация может возникнуть и без факторинга. Получается, что Фактор – это такой "санитар леса". Только очень гуманный, поскольку факторинг – это партнерство, и Фактор, как одна из сторон этого партнерства, заинтересован в том, чтобы другая сторона не натыкалась в процессе факторингового обслуживания на подводные камни.

Теперь про то как. Напомним, о каких документах может идти речь. По каждому Дебитору перед началом работы Клиент передаёт Фактору:

1. Извещение о новом Покупателе (Дебиторе) 
2. копию о внесении записи в ЕГРЮЛ о Покупателе (Дебиторе) (для ИП – совместно с копией паспорта)
3. копию контракта (договор купли-продажи, выполнения работ, оказания услуг или другой договор, заключенный между Клиентом и Дебитором).
4. уведомление об уступке прав денежного требования. Важен человеческий фактор – внимательный и неравнодушный сотрудник-координатор факторинговых операций со стороны Клиента. Все остальное, по-хорошему, факторинговая компания должна взять на себя – предоставить исчерпывающие ответы на все возможные вопросы. Даже так – предвосхищать возможные вопросы.

Извещение о новом Покупателе – это одностраничный документ, необходимый для передачи Дебитора на факторинговое обслуживание. Он является основанием для проверки платёжеспособности и установления лимита Дебитора. Больше всего этот документ похож на классическую банковскую анкету заёмщика. В нём отражается информация о фирменном наименовании, адресе, руководящем составе, банковских реквизитах Дебитора, истории взаимоотношений Клиента с этим Дебитором и о размере запрашиваемого Клиентом лимита на данного Дебитора. Это что касается содержания. А что же с требованиями к форме?

- все поля и разделы должны быть четко и корректно заполнены; 
- контактные телефоны должны принадлежать указанному Дебитору и не должны быть только мобильными;
- Ф.И.О. Руководителя, Главного бухгалтера или контактного лица Дебитора должны быть указаны полностью;
- если Дебитором является индивидуальный предприниматель, то кроме фактического адреса необходимо указывать и его - домашний адрес (как юридический), его домашний телефон (если есть), его мобильный телефон (если есть);
- подписывает Извещение полномочное лицо Поставщика с расшифровкой должности и фамилии, что заверяется печатью Поставщика.

Дополнительно к Уведомлению – в целях адекватной оценки Дебитора и установления оптимального лимита – как правило, запрашиваются следующие документы:

Эти данные предоставляются в форме Заверенной копии от Дебитора или Продавца (заверение стандартное: надпись "копия верна", подпись, расшифровка ФИО и должности подписавшего, печать и дата).

Все. Извещение заполнено верно и подкреплено необходимыми документами. Они отправляются в НФК вместе с заверенной Клиентом копией ЕГРЮЛ (заверение – как описано выше) и контракта. Вот на контракте (иначе – договоре поставки) остановимся. Тут есть свои тонкости.

Остаётся один шаг: подписание Дебитором Уведомления. Уведомление свидетельствует о том, что Дебитор поставлен в известность о факторинговом обслуживании и готов оплачивать поставки в адрес Клиента на реквизиты Фактора. По форме и содержанию этот документ представляет собой стандартную законную форму уведомления о смене реквизитов для оплаты. Несколько слов о требованиях:

- уведомление предоставляется только в оригинале и подписывается только полномочными представителями Клиента и Дебитора (Генеральный директор; Финансовый директор; Главный бухгалтер). Должности данных лиц должны быть указаны, а подписи расшифрованы и скреплены первыми печатями организаций. 
- если Дебитором является индивидуальный предприниматель, то в Уведомлении расписывается только он сам.
- в Уведомлении рядом с подписью полномочного лица Дебитора должна стоять дата ознакомления с данным документом (или входящий регистрационный номер Дебитора).

Документы приняты, все участники факторингового процесса должным образом уведомлены и начались поставки – приступаем к текущим операциям. Самое вкусное в факторинге от НФК: нужен всего один документ – накладная! (до недавнего времени нужна была еще и счет-фактура, но сейчас её предоставление необязательно). Хотя нет, еще "вкуснее" – это электронный документооборот, но этот вопрос мы затронем несколько позднее.

Что же со спецификой оформления накладных при факторинговом обслуживании?

- вверху накладной должно быть уведомление об уступке денежных требований с реквизитами Фактора, факторинговым счетом (для операций факторинга с регрессом) и телефонами Фактора (информация об уступке денежных требований заполняется четко, разборчиво, корректно, читаемо). 
- в графе "основание" в накладной должна быть ссылка на номер и дату предоставленного Контракта.
- накладные должны быть подписаны со стороны Поставщика и Дебитора. Подписи сторон должны быть расшифрованы и заверены первыми печатями.
- в случае, если договором поставки предусмотрены дополнительные документы по отгрузке (счет, заказ, спецификация и т.д.), заверенные копии этих документов также подлежат обязательной передаче Фактору.
- если Дебитор использует штамп для приемки товара, то необходимо предоставить Фактору письмо от Дебитора с оттиском этого штампа, которое подтверждает наличие используемого(ых) штампа(ов), заверенное подписями генерального директора и главного бухгалтера, с расшифровкой ФИО и должности и скрепленное первой печатью.

На самом деле, писать о требованиях к оформлению этих документов гораздо дольше, чем их на самом деле оформлять. Даже читать дольше, чем оформлять. Желаем Вам удачи!

 

Источник: IFactoring.ru


Поделиться в социальных сетях:

Статьи по теме

Альфа-банк и BSGV прокатятся на «Инком-Лада».
03.07.2011

Арбитражный суд Москвы определил, как будут поделены между кредиторами 338 автомобилей, принадлежащих ООО «Инком-Лада». Почти 80% автопарка отойдет Альфа-банку, остальное получит банк «Сосьете Женераль...

Making factoring work.
14.03.2012

Q&A: Experts tell The Moscow News which reforms would help to develop the sector.

Why is international factoring important for Russia, and what impedes its development here?

Америабанк лидирует на финансовом рынке Армении по объему факторинговых операций.
27.08.2012

Америабанк лидирует на финансовом рынке Армении по объему факторинговых операций, обеспечив за I полугодие 2012 года рост этого показателя почти в 2,7 раза.

Как сообщили в пресс-службе Америабанка, общий...